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对话PPT之父:在严肃场合,PPT不宜用来炫技|过招

撰文 /   ©  AI财经社 荆文静 

编辑 /   ©  严冬雪

1960年,一位美国数学教师选了一本教科书,引起一名17岁男生的不满,他认为这本书含金量不足,于是将情绪写在脸上,并付诸抗议。结果,因为不尊重管理员,他被高中学校开除了,但因为在国家级考试中成绩不错,他还是如愿进了大学。

尽管如此,少年还是半途中断大学学业,开始自主学习。在上世纪60年代的纽约,这名年轻人的身影时常出现在自由主义经济理论和历史研讨会,3年时光转瞬即逝,高谈阔论中,他被一句话击中了。

在《论公民的不服从义务》中,梭罗说到“我来到这个世界上,首要的任务不是要把世界变成一个适宜生活的好地方,而是要先活着,不管好与坏。”这句话引导了曾经不羁的年轻人,使他决定入世,开启人生的第二阶段:

从英国文学到计算机,从本科、研究生到博士,再到科学家……他对许多东西都充满兴趣,不断探索,等到再次抬头注视这个世界,已是40多岁的中年人。

然后,他发明了PowerPoint。1987年7月,微软花1400万美元收购了一家成立不满4年的软件公司,该公司位于加利福尼亚桑尼维尔,名为Forethought(意为先见之明、远见卓识)。作为微软进驻硅谷的第一步,纽约时报对此进行了专门报道,并在文末强调:收购之后,该部门将由Forethought的产品开发副总裁Robert Gaskins领导。

Robert Gaskins就是那位曾经的年轻人,这一年他已经44岁,但是,他对世界的改变才刚刚起步。被微软收购前,他的团队只用了大约18个月,就吸引了众多投资者的注意,还接受了苹果公司的风险投资。1987年4月,第一版PowerPoint 出品,是适用于Mac的版本,名为PowerPoint 1.0,为输出黑白投影幻灯片(连同演讲者的笔记和观众讲义)制作。

各路英雄闻声而来,适逢乔布斯被逐出苹果董事会期间,盖茨在这收购竞赛中赢了苹果,拍板了这笔当时微软史上最大的收购。1990年5月,适用于Windows系统的PowerPoint 2.0出现,支持彩色幻灯片;1992年,适用于Windows和Mac的PowerPoint 3.0成型,添加了视频输出。



1992年创建PowerPoint 3.0的核心团队


到1992年,PowerPoint已经以二十多种国家语言发行,并在全球赢得了数十个奖项,销售额稳步增长。与当时17个竞争对手相比,PowerPoint占全球Windows和Mac图形演示软件全球销售额63%,每年销售超过100万份。

1993年,被收购仅5年后,此后沿用几十年的ag官网入口PPT软件便基本成型,50岁的“PPT之父”Robert Gaskins功成身退,从微软退休,自此告别江湖,进入人生的第三阶段。

他和家人搬到伦敦,和从前一样开始新一轮的兴趣探索,比如学习六角手风琴,并特地为其建立研究网站、成立研究协会等,与此同时,Robert 还为伦敦的Horniman博物馆开展了一个项目,将六角手风琴历史档案部分数字化。

“自从25年前从微软退休之后,我的知识兴趣就已经完全与PowerPoint毫无关系,甚至与软件行业。”Robert Gaskins告诉AI财经社,“我从未再涉足任何与商业投资有关的事业。”

“就是跟着兴趣走。”Robert Gaskins说。



“PPT之父”Robert Gaskins


直到今日,这位影响了地球上绝大多数商业公司的老人对自己人生的每一个选择都感到满意,并将其记录在个人网站上,包括被高中学校开除那一段,年逾古稀的他煞有介事地抱怨,“他们允许一位不称职的老师为高等数学选择了不够复杂的教科书。”

以下是AI财经社与“PPT之父”Robert Gaskins(以下简称RG)的对话:

AI财经社:现在,PPT 已经远比30多年前问世的时候运用地更加广泛,除了商业场合,还有各种私人场合,就像纽约时报所报道的,孩子们甚至用PPT 来应对父母。您如何看待PPT 在现代社会中扮演的角色?

RG:在80年代中期,PPT是为工作人士设计的,当时,人们花费太多钱来制作黑白投影胶片,还需要专业人士将其制成彩色,PPT让这些工作变得更便捷。早期,教师会教授学生如何使用PPT,如今,大多数企业员工在PPT的环绕下成长,它已经成为了工作的一部分,这是好的现象。

现在这个时代,几乎每个人都必须成为一个演讲者,现代企业工作的一个重要部分就是:更好地将想法传达给同事或者客户,更好地交流。

当然,也有可能PPT 恰好是一个被普遍运用的软件而已,如果它没有成功,我相信还会有其他相似的软件出来。但现在,是PPT在这个位置上,就一定有它不被替代的理由。

AI财经社:在中国,一些公司鼓励员工不要浪费时间在PPT的炫技上,他们想要员工将时间用在认真工作上,而用简单的方式来展示成果。您怎么看待类似问题?

RG:在PPT创立之初就发生过类似问题,有些人的确喜欢制作复杂、精美的PPT,享受表演和取悦同事的过程。有时候这是合适的,比如在公司庆典上。但是,在一些需要简洁的场合,比如严肃的商业会议上,这是不合适的。

从简单的成果报告到专业的图表展示,在不同的场合里,演示者需要使用不同层次的PPT技巧。如果一家公司能根据不同的展示内容,来选取不同的模版,会很有用。这就对管理者提出了要求,管理者需要提供恰当且简单的示范。

我曾写过一篇文章探讨这个问题,文章结尾我指出:观众很少会抱怨(PPT)装饰过少,却很容易被繁杂的炫技干扰和冒犯。这种时候,请提升(PPT)内容的质量和密度,减少装饰。

AI财经社:在不同的企业和部门中,PPT扮演着不同的角色。一些公司或者部门赖此为生,这些公司或部门究竟有什么特殊之处?

RG:一些组织只需要在小群体内部交流,另一些则需要和公司上层或外部广泛交流,各自需求不同,的确有一些公司和部门更偏好做演示。在个人电脑尚未出现之前,所有的幻灯片必须手写制作,还需要打印文稿。(我大学毕业后的第一份工作,Bell-Northern Research and Northern Telecom就是一个典型代表——每个级别的每一场会议,都有标准的演讲模板。)

后来,随着商业社会发展,大多数曾经的听众也要成为演讲者,人们组成一个社交网络,在那里交换幻灯片,一些演讲甚至可以由其他人的幻灯片拼凑组成。

PPT的诞生,让这个过程变得更简单,人们能够围绕共同的主题去交流合作,分享计划,这也正是做演讲的价值所在。

AI财经社:自从1984年你开始从事PPT 的研究,现在已经35年了,它的发展是否符合你的期待?你有没有调整过预期?

RG:我非常高兴看到这些年PPT的发展。从PPT 1.0到3.0,每一步都是成功的。我说不准自己是否调整过预期,早在1987年,市场上就已经有了做商业展示的需求,我就开始做相关研究,从一开始,我就知道它会被广泛运用,也将这个判断写在了早期计划书里。

一个有趣的观点是:PPT已经演变成它自己的替代品。最著名的例子就是它从静态发展成视频展示的过程,这完全取代了之前的物理胶片和物理幻灯片——尽管后者才是PPT最初的形态。

现在人们普遍运用的PPT的各种新功能,很多都不是30年前的人们用的,这些年以来,用户没有感受到明显的断层。我认为,在这循序渐进的、悄无声息的改变中,PPT已经成为了自己的替代品。

AI财经社:你是否喜欢如今的PPT产品?你最近使用PPT是在什么时候。最近你是否遇到有人在你面前使用PPT?

RG:我非常满意现在的PPT产品,在过去的35年间,成千上万的人为它的迭代做了很多努力。我的确经常使用PPT,几乎每天都要通过它与各式各样的人交流。

我看到PPT被运用在很多场合,甚至用在一些写着“油漆未干”或者“门店今日提前关门”的标牌上,人们很少改变PPT的默认版式,这让我觉得很有趣,因此,那些用PPT做的“油漆未干”的标牌很容易被发现。

AI财经社:从微软退休之后,你没有继续做与软件相关的工作,而是投身艺术领域,新从事的行业与PPT有关吗?

RG:没有。自从25年前从微软退休之后,我的知识兴趣就已经完全与PPT毫无关系,甚至与软件行业无关。过去这些年,我每周都会读一些学术书籍,换了不同的城市居住,学习新的乐器(维多利亚时代的高科技——六角手风琴,由物理学家惠斯通发明),并创作一些关于这个乐器的网站,写了一些关于我发明PPT的书籍,就是跟着兴趣走。

1993年从微软退休后,我从未再涉足任何与商业投资有关的事业。

AI财经社:移动互联网时代,PPT作为一个演示的工具,是否不再适用?

RG:这个问题很重要,但因为我退休已久,不适合评价PPT在当下的表现,我摘录了一些维基百科的内容来回答这个问题,请不要将它与我的观点混淆:

2017年,英国社交媒体用户的在线调查表明,PPT仍然受到年轻用户的欢迎,大约五分之四的人认为它是一个制作演讲文稿的绝佳工具,部分原因是PPT具有高度可视化的能力。

同样在2017年,麻省理工学院斯隆管理学院对他们即将入学的 MBA学生进行调查,不到一半的受访者表示,工作中长篇大论的写作已经很少了;与此同时,85%的人认为演讲是工作中很有意义的一部分;三分之一的人表示他们每天或每周都会做一次演讲, 因此,面对面的演讲是他们最希望提高的技能。

一位研究人员对这次调查得出结论:在未来,工作场所里演讲和PPT的使用还将继续,我们没有看到任何放缓的迹象。

AI财经社:企业滥用PPT文化的根源是PPT本身,还是使用者?

RG:对于这个问题,心理学家的研究比我深得多,所以我不适合回答,对此我也摘录了一些维基百科的内容:

麻省理工学院心理学教授Steven Pinker一直认为,只要使用得当,PPT能很好地反映我们的思维方式。Pinker强调:“任何对PPT的一刀切反对都是愚蠢的,的确有些PPT制作水平拙劣,但在PPT发明之前,有的是大量糟糕的带稿授课、脱稿授课、老式幻灯片演讲以及板书。”

Stephen Kosslyn是一位专注于学习和视觉传播心理学的认知神经科学家,曾任哈佛大学心理学系主任,已发表约300篇论文和14本书。2007年,Kosslyn写了一本关于PPT的书,书中他建议对PPT样式进行大量修改,并就使用方法提出建议,他提到:PPT软件本身没有任何本质错误,问题在于如何使用它。实际上,PPT是一个通用工具、一种优秀的交流媒介,可以极大提高效率,这就是为什么它能在许多领域成为标准应用。

AI财经社:不是每个人都赞成PPT是演讲的最佳方式,乔布斯曾说,“知道自己在讨论什么的人不需要 PPT”。在亚马逊,杰夫·贝索斯也曾要求在高管会议上禁用PPT。在中国,一些管理专家也提出,很多中国管理者的逻辑思维较弱,所以才需要借助工具来完成思考。您如何看待这些?

RG:在20世纪90年代,PPT还没有广泛使用,那时,专业演讲被认为是非常重要的高管的专利,有秘书来协助,演讲预算里还有付给专业PPT制作者的报酬。后来,随着PPT的不断发展,很多普通员工也可以快速做出很好的PPT,一些高管可能会觉得PPT正在拉低他的身份,而且,人们也不再能通过PPT判断谁是公司最重要的人,所以,有些高管会阻止PPT的广泛运用。

如今,不太有人会因为这个原因反对PPT,但的确可能有人浪费时间在PPT上,就像浪费时间在其他事情一样。


乔布斯和杰夫·贝索斯非常有趣,这两个人在任何公众场合都不缺少观众捧场,面对众多拥趸,他们都会使用类似PPT风格的演讲稿。

但这种单向传播与多边讨论截然不同。在公司里,一个复杂的创意出炉,往往需要组织一个讨论会,需要根据与会者的教育背景、语言背景、要讨论的问题性质等,来选择正确的讨论形式,这种时候,PPT往往很有用。




在一封致股东的信中,杰夫·贝索斯曾评论说,亚马逊提案采用短4页文档取代PPT,这或多或少是一种成功。关于他的这句评论,我们从2017 MIT的研究中也知道,“在未来的工作场所里,我们不太可能看到长篇大论,演讲和PPT的使用还将继续,我们没有看到任何放缓的迹象”。这其实就是在说,未来人们的讨论形式将仍主要是PPT这类演示,单纯的文字文档将越来越没有用武之地。

不过,文档也好,PPT也好,都只是一种形式,而不是要表达的内容本质,如果演讲者自身的逻辑思维很弱,哪种形式都帮不了他。

© 往期回顾


© THE END

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